Federatie voor blinden en slechtzienden

De Federatie besloten om met AccountView te gaan werken. Men wilde de financiële administratie zelf gaan voeren en tevens een inzichtelijke projectadministratie onderhouden. Daarnaast wilde men graag een inzicht krijgen aan welke projecten de medewerkers hun tijd besteden en tenslotte moest ook het complete relatiebestand van de Federatie in AccountView te beheren zijn.

Een van de argumenten voor de aanschaf van AccountView was de goede toegankelijkheid van AccountView voor de blinde medewerkers die gebruik maken van een brailleleesregel.

De Federatie Slechtzienden- en Blindenbelang behartigt de belangen van mensen met een visuele functiebeperking op diverse gebieden in het leven van alledag. De Federatie streeft naar oplossingen voor problemen voor blinden- en slechtzienden op diverse beleidsterreinen (o.a. ict, mobiliteit, lectuur- en informatievoorziening). Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een gesproken reisinformatiesysteem op stations voor blinden- en slechtzienden. De federatie definieert en coördineert diverse projecten op de verschillende beleidsterreinen. De beleidsmedewerkers van de federatie maken onderdeel uit van projectteams waarin ook andere partijen (bijv. de Nederlandse Spoorwegen, banken, ministeries etc) betrokken zijn. De projecten worden gefinancierd door de overheid en door fondsen van diverse stichtingen en belangenorganisaties.

Wensen en eisen aan AccountView
Begin 2005 heeft de Federatie besloten om met AccountView te gaan werken. Men wilde de financiële administratie zelf gaan voeren en tevens een inzichtelijke projectadministratie onderhouden. Daarnaast wilde men graag een inzicht krijgen aan welke projecten de medewerkers hun tijd besteden en tenslotte moest ook het complete relatiebestand van de Federatie in AccountView te beheren zijn. Met AccountView kon de Federatie deze wensen invullen.

Implementatie AccountView
Diabolo ICT heeft de federatie begeleidt met de invoering van AccountView. De financiële administratie werd in een korte tijd opgezet en ingevoerd. De projectadministratie is ingericht en voor de Federatie zijn er extra velden voor specifieke informatie over projecten toegevoegd. Dit is gedaan met de BusinessModeller van AccountView. Hiermee is de projectadministratie afgestemd op het projectprotocol van de Federatie en kan de voortgang van het project volledig in AccountView worden vastgelegd en bewaakt.

Tevens worden ook toegezegde donaties bij het project vastgelegd. Op 1 juli had de Federatie een uitgebreid inzicht in de besteedde uren, de projectresultaten tot dan toe (ook van voorgaande jaren) en van de financiële administratie. Tenslotte is het relatiebeheer opgezet. Omdat de federatie met veel particulieren contact onderhoud is er voor gekozen om met het Verkoopinformatiesysteem van AccountSoftwareConsultancy te gaan werken.

Voordelen hiervan zijn dat je zowel bedrijven als particulieren kunt vastleggen en ook als debiteur kunt aanmaken. Hierbij ontbreken de specifieke velden voor particulieren niet. Ook is het samenvoegen met Word uitgebreider en kunnen er meer eigen velden benoemt worden. Daarnaast is ook de postcodetabel gekoppeld aan AccountView zodat bij het invoeren van relaties automatisch op basis van de postcode en huisnummer de juiste straatnaam wordt ingevuld. Dit vermindert het aantal foutieve adresseringen aanzienlijk. In het relatiebeheer zijn eveneens specifieke velden toegevoegd met de BusinessModeller voor het vastleggen van aanvullende informatie

Resultaat
Hiermee beschikt de Federatie over een geïntegreerd systeem waarin men alle informatie over projecten en relaties kwijt kan en men direct inzicht heeft in de (financiële) status van projecten, de tijdbesteding van de medewerkers aan de diverse projecten, de begrootte en werkelijke kosten en opbrengsten van projecten en natuurlijk de financiële administratie. Hiermee biedt AccountView ondersteuning aan alle medewerkers binnen de Federatie: de beleidsmedewerkers beheren hun projecten, het secretariaat kan snel (e-)mailingen en brieven verzorgen, de administratie heeft alle kosten en opbrengsten goed inzichtelijk en de directie heeft snel inzicht in de projecten en de financiën zodat ze haar besluitvorming op de juiste informatie kan maken. Diabolo heeft de implementatie begeleidt en heeft voor de medewerkers van de Federatie cursussen verzorgd, zodat iedereen (ook de blinde medewerkers) optimaal met AccountView kunnen werken.