HECTAS kiest voor virtualisatie op niveau met HP ProLiant servers

"Diabolo ICT verzorgt soepele implementatie dankzij testscenario’s"

HECTAS is een schoonmaakbedrijf met 14 kantoren in de Benelux en ongeveer 3.000 mensen in dienst. Kwaliteit staat bij het bedrijf hoog in het vaandel, maar er moet natuurlijk ook op de kosten gelet worden. Voor de ICT-gebruikersgroep van ongeveer 200 medewerkers implementeerde HECTAS samen met HP Gold Partner Diabolo ICT onlangs een aantal nieuwe HP-servers waarbij virtualisatie zorgt voor kwaliteit én flinke kostenbesparingen

Focus op Nederland
HECTAS is onderdeel van de VORWERK Groep, een familiebedrijf dat in 1883 is opgericht in Wuppertal en inmiddels wereldwijd meer dan 600.000 medewerkers heeft. Vanuit Duiven worden de vestigingen in de Benelux aangestuurd, waarbij de focus op Nederland ligt. Medewerkers uit vestigingen in Nederland, België en Luxemburg kunnen via een combinatie van Citrix en Terminal Server inloggen op de servers die in Duiven staan en zo bij alle data die zij nodig hebben. Het spreekt voor zich dat deze data altijd beschikbaar moet zijn voor iedereen, omdat het anders ten koste gaat van de productiviteit. 

ICT is niet meer weg te denken
Tony Marinus, hoofd ICT bij HECTAS, vertelt welke rol ICT speelt binnen het bedrijf:  “Op de hoofdvestiging in Duiven hebben we 70 gebruikers op ons netwerk en dan nog 130 verdeeld over de rest van Nederland, België en Luxemburg. Ook in onze branche is ICT niet meer weg te denken. Naast standaardprogramma’s zoals Microsoft Office maken wij gebruik van een ERP-systeem waar we eigenlijk alles mee doen. Van uren invoeren tot salarissen berekenen en facturen versturen aan de klant. ICT is dermate belangrijk dat de systemen altijd moeten werken. Anders hebben we een probleem.”

Processen verbeteren
Diabolo ICT heeft samen met HECTAS een ICT-plan opgesteld waarin de wensen van het bedrijf voor de komende tijd staan beschreven. Bijvoorbeeld dat er een aantal servers of geautomatiseerde werkplekken moeten worden vervangen. Dat zijn losse projecten. Tussentijds wordt het wekelijks beheer gerealiseerd: updates, back-ups en onderhoud. Marco Smits, systeembeheerder bij HECTAS, werkte voorheen bij Diabolo ICT, wat de lijnen natuurlijk extra kort maakt: “We proberen samen met Diabolo ICT de processen bij HECTAS beter te laten verlopen. Zij denken met ons mee. We denken al een aantal jaren na over virtualisatie. We zijn geen trendsetter, maar willen wel klaar zijn voor de toekomst. Diabolo ICT stelde voor om onze servers die aan vervanging toe waren te vervangen voor nieuwe HP-servers die we voor virtualisatie konden gebruiken. We zijn begonnen met de Microsoft Exchange-server waarop we verschillende versies van de software tegelijk hebben draaien. Later is ook de webomgeving voor onze webshop en de fileserver gevirtualiseerd op een nieuwe HP-server.” Marinus vult aan: “Als er nu een Care Pack afloopt van een bestaande server, kijken we eerst of er nog ruimte is op een gevirtualiseerde server voordat we nieuwe hardware aanschaffen. Dat scheelt behoorlijk in de kosten en het past bij onze visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen.”

"Vooral de HP Care Packs zijn belangrijk voor ons. Als er een probleem is, komt dezelfde dag nog een monteur langs met een vervangend onderdeel."

Goede service van HP
HECTAS heeft bewust gekozen voor HP. De servers zijn van het type HP Proliant DL 380 G5, G6 en G7. Marinus: “We hebben ook notebooks, thin clients, printers en switches van HP. De keuze voor HP lag dus ook voor deze nieuwe servers voor de hand. Vooral de HP Care Packs zijn belangrijk voor ons. Als er een probleem is, komt dezelfde dag nog een monteur langs met een vervangend onderdeel. Dat is een van de duurdere Care Pack-varianten, maar de garantie die we daarvoor krijgen is voor ons van groot belang.”

Goede voorbereiding
Het virtualisatietraject bij HECTAS verliep zeer voorspoedig. Dat had vooral te maken met een goede voorbereiding, aldus Bob van der Vorst, accountmanager bij Diabolo ICT: “HECTAS is al 15 jaar klant bij ons. We weten wat ze willen en hoe ze het willen. Het voordeel van dit virtualisatietraject is dat wij al bij meerdere klanten iets soortgelijks hadden gerealiseerd. Bovendien hebben we het in fases gedaan en vooraf testscenario’s uitgewerkt om zeker te weten dat alles werkt. Daardoor is het risico op fouten veel kleiner.”

15.000 euro bespaard
Over de kostenbesparingen die de virtualisatie heeft opgeleverd, kan HECTAS al voorzichtig iets zeggen, nu het een jaar geleden is dat de eerste gevirtualiseerde server is geïnstalleerd. Smits: “Het scheelt natuurlijk in de hardwarekosten, want je hebt minder fysieke servers nodig. Daarnaast verbruik je minder stroom en hoef je maar één Care Pack aan te schaffen voor een gevirtualiseerde server, waar je er normaal gesproken een Care Pack moet aanschaffen voor elke fysieke server. Doordat we nu 6 à 7 servers bespaard hebben, heeft dat een kostenbesparing opgeleverd van ongeveer € 15.000,-.”

Ondersteuning
HECTAS is niet alleen tevreden met het gerealiseerde virtualisatietraject, maar ook over de samenwerking met Diabolo ICT in het algemeen, vertelt Marinus: “Ik krijg heel vaak telefoontjes van andere aanbieders die zeggen hetzelfde te kunnen en ook nog goedkoper te zijn dan Diabolo ICT, maar ik heb geen reden om over te stappen.” Van der Vorst: “Natuurlijk moeten wij ons ook continu blijven bewijzen. Wij zijn niet de goedkoopste met hardware, al bieden we scherpe prijzen. Maar de ondersteuning die ze van ons krijgen is belangrijker voor onze klanten dan een paar tientjes korting.”